التخطيط

تقديم:

التخطيط كوظيفة إدارية تتم في جميع مستويات الهيكل التنظيمي للمؤسسة فهو ليس حكرا على مستوى دون الآخر، غير أن اختلاف الظروف واختلاف نوع النشاط يمكن أن يؤدي إلى اختلاف الظروف في أبعاد الخطط و في درجة شمولها والفترات التي تغطيها ويمكن القول بصفة عامة أن أهمية التخطيط تتزايد في المستويات العليا للهيكل التنظيمي وتتسع في درجة شمولها، وتنخفض هذه الأهمية كلما اتجهنا إلى المستويات الدنيا للهيكل التنظيمي وتصبح أكثر تحديدا في مكوناتها ، وبالرغم من أن وظيفة التخطيط هي عملية ذهنية وإجرائية منفصلة عن التنفيذ إلا أنها ليست نشاط يتعين أدائه بمعزل عن باقي الوظائف الإدارية الأخرى كالتنظيم والتوجيه والرقابة ،ولكن غالبا ما تؤدي هذه الوظائف مع بعضها البعض فالإداري يحتاج إلى الرقابة لكي يتأكد أن التصرفات تتم على حسب الخطط وهو أيضا يحتاج إلى التنظيم لتحديد مسؤولية الانحراف عن الخطط الموضوعة كما انه في حاجة إلى التوجيه لتعليم الأفراد وتوصيل الخطط وقيادتهم نحو الأهداف المخططة، ولكن الوقت الذي يخصص لهم والظروف السائدة وطبيعة النشاط وغيرها من المواقف، تظهر اختلافات ظاهرة في أساليب أداء هذه الوظائف وعلاقتها بالهيكل التنظيمي .

مفهوم التخطيط

تعددت المحاولات التي أجريت لتعريف التخطيط للتفريق بينه وبين أنواع النشاطات الإدارية الأخرى ، يقول (فايول): « أن التخطيط في الواقع هو التنبؤ بما سيكون عليه في المستقبل مع الاستعداد لمواجهته » ويركز هذا التعريف على التنبؤ باعتباره جوهر العملية التخطيطية ولكنه ينطوي أيضا على التفكير والتحليل والإعداد لمواجهة التغيرات الاقتصادية والفنية في المستقبل.

ويقول (جونز):« إن التخطيط هو اختبار في جوهره وتظهر الحاجة إليه عندما يتم العثور على البدائل من التصرفات الممكنة ». وينظر هذا التعريف إلى التخطيط باعتباره عملية لاتخاذ القرارات.

ويقول (كونتز): « إن التخطيط هو التقرير المقدم لما يجب عمله وكيف يمكن عمله؟ ومتى يمكن عمله ؟ ومن الذي سيقوم بالعمل وهو يغطي الفجوة بين ما نحن فيه وما نرغب في الوصول إليه» وواضح أن هذا التعريف يتصف بالشمول ولكنه يفتقر إلى التحديد بالإضافة إلى انه يركز على ما يجب ولا يبين الطريقة التي يؤدي بها».

ويقول (تيري):« إن التخطيط هو الاختبار القائم علي الحقائق ووضع واستخدام الفروض المتصلة بالمستقبل، عند تصوير وتكوين الأنشطة المقترحة والتي يعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة ».

وإذا كان مضمون التخطيط هو رفع تصور مسبق لتحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية محددة، فإن هذا التخطيط سيقسم إلى أنواع ومستويات مختلفة من حيث:

    - النشاط الذي يعبر عنه هذه التخطيط.

    - الفترة الزمنية التي يعبر عنها هذا التخطيط.

    - المستوى الذي يعالج هذا التخطيط.

أنواع التخطيط من حيث النشاط الذي يعبر عنه:

تنقسم أنواع التخطيط من حيث النشاط إلى قسمين رئيسيين هما:

التخطيط الكلي الشامل:

والذي يتم على مستوى الدولة، ويعني بالتنمية الشاملة أو التخطيط للتنمية، ويدخل في إطاره التخطيط الاقتصادي، الهادف إلى زيادة الناتج القومي، وتحقيق التوازن بين قطاعات الاقتصاد المختلفة في الدولة.

التخطيط الاجتماعي. الهادف إلى أحداث توازن في العدالة الاجتماعية، وعدالة توزيع الخدمات الاجتماعية، وتقريب الفوارق الحادة بين طبقات وفئات المجتمع، والحد من الفقر.

أما عن التخطيط الكلي الشمال على مستوى المؤسسة  ، فإنه يعني بتلك الخطة الشاملة والمتكاملة لكافة الأنشطة في المؤسسة  ، والتي تصب في هدف أساسي هو زيادة الإنتاجية الكلية للمؤسسة  ، وتعظيم أرباحها، وزيادة نصيبها من السوق. وبالطبع فإن هذا التخطيط الشامل على مستوى المؤسسة  فهو المحصلة النهائية لكل أهداف التخطيط الجزئي الذي يعبر عن الأنشطة المختلفة في المؤسسة  .

التخطيط الجزئي:

وهو الذي يعبر عن كيفية تحقيق أهداف معينة لنشاط معين في المؤسسة ، كالتخطيط للإنتاج، أو التخطيط للتسويق، أو تخطيط القوى العاملة، أو التخطيط المالي ... حيث يعبر التخطيط الكلي الشامل عن كل الخطط الجزئية لهذه الأنشطة في الخطة العامة للمؤسسة  . هذا ويمكن أن يأخذ التخطيط الجزئي، أشكال أخرى أصغر عندما يتم وضع خطط فرعية لأجزاء معينة من نشاط واحد، كالتخطيط لإنتاج سلعة معينة من مجموعة السلع التي تنتجها المؤسسة  ، أو التخطيط لنشاط الصيانة، أو التخطيط لحملة إعلانية أو تروجيه كجزء من خطة التسويق.

أنواع التخطيط من حيث الفترة الزمنية:    

تنقسم أنواع التخطيط من حيث الزمن إلى أربعة أنواع رئيسية هي:

التخطيط الإستراتيجي:

والذي يعني بتحديد كيفية تحقيق رؤية ورسالة المؤسسة  في المدى البعيد نسبيا، والذي يتراوح ما بين 15 - 20 عاما، حيث يرتبط هذا النوع من التخطيط بإستراتيجية معينة وضعتها المؤسسة  لنفسها.

التخطيط طولي المدى

وهو الذي يزيد عن خمسة سنوات، وغالبا ما يكون في حدود عشر سنوات، وقد يكون هذا التخطيط بديلا في بعض الأحيان للتخطيط الأستراتيجي، وقد يرتبط في أحيان أخرى به، عندما تجزأ الإستراتيجية إلى خطتين طويلتين المدى، وقد يرتبط بتنفيذ مشروع معين يتحقق بعد فترة طويلة نسبيا

التخطيط متوسط المدى:

وغالبا ما يكون في حدود خمس سنوات ( الخطة الخمسية ) ويعتبر هذا النوع من التخطيط من أحد آليات التخطيط الإستراتيجي، حيث غالبا ما يتم تقسيم الإستراتيجية إلى مجموعة من الخطط الخمسية المتصلة، ليتم تنفيذ جزء ما ومرحلة من الإستراتيجية خلال  كل خطة خمسية تحتويها الإستراتيجية وقد تكون الخطط الخمسية في الكثير من الأحوال غير مرتبطة بإستراتيجية معينة، وإنما تعبر عن أهداف محددة وقائمة بذاتها تسعى المنظمة إلى تحقيقها.

مستويات التخطيط:

ينقسم التخطيط من حيث المستوى الذي يعالجه إلى:

المستوى القومي:

وغالبا ما يشير إلى خطط التنمية الشاملة التي تتم على مستوى الدولة ككل.

المستوى القطاعي:

وغالبا ما يكون تناول للتخطيط القومي بشكل جزئي، كالتخطيط للتعليم، والتخطيط الصحي، والتخطيط الصناعي.

مستوى المؤسسة:

وهو الذي يعني بالخطة الشاملة لمؤسسة ما خلال فترة زمنية معينة، بالطبع فإن هذه الخطة تكون شاملة لكل الخطط الخاصة بالأنشطة التي تتم داخل المنظمة.

الهيكل التنظيمي

لكل مؤسسة لا بد من هيكل تنظيمي, وقد عرف الهيكل التنظيمي بأنه نظام مؤلف من شبكات المهام أو الوظائف تقوم بتنظيم العلاقات والاتصالات التي تربط أعمال الأفراد والمجموعات معاً. والهيكل التنظيمي الجيد يجب أن يتضمن عنصرين هامين يكونان مصدر قوة للمؤسسة, وهي تقسيم العمل بحسب الاختصاص, والتنسيق من أجل إنجاز المهام بفاعلية لتحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.

ولسوء الحظ ففي أغلب الأحيان, ما يمكن مناقشة عناصر الهيكل التنظيمي الجيد, أكثر من إيجاد هيكل فعلي. ولا بد من تعديل الهيكل التنظيمي ليتلائم مع المتغيرات, وإدخال الجديد والحديث ليتلائم مع المتطلبات الحديثة.

وفي هذا السياق لا بد من معرفة العوامل التي يجب أن تتوفر في هياكل المؤسسات, ومن هذه العوامل: حجمها إن كان صغيراً أو كبيراً, مدة حياتها, موقعها, حيث أن العمل يتأثر إذا كان هناك مركز واحد أو فروع وآليات أخرى مساندة, ويتأثر الهيكل التنظيمي أيضاً بدرجة التخصص فيها, فكلما كانت درجة التخصص المطلوبة في العمل محدودة كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطاً وبالعكس.

ولا بد أن يكون في المنظمة تقسم للعمل ووصف وظيفي لكل موظف ليحدد المسؤوليات, وكذلك مهمات الإدارات والسلطة فيها, وكيفية سيرها التي توضع في خريطة تنظيمية, وفي التنظيم الإداري عنصر هام ضروري لتنفيذ العمل ومتابعة ودقة القيام به, وهو وجود أجهزة محاسبية, بالإضافة إلى الاهتمام بالموارد البشرية وتدريبها.

الأسس والمبادئ:

يبني هيكل التنظيم الإداري على الأسس والمبادئ العلمية التالية:

* التسلسل الهرمي : أي وجود رئيس واحد لكل مرؤوس وذلك لتفادي تضارب الصلاحيات بين الموظفين.

* المرونة : حيث يتم الفصل بين الوظيفة والشخص الذي يشغلها . فقد تتطلب إحدى الوظائف اكثر من شخص اولا تستدعي وظيفة شخصا للعمل وقتا كاملا.

* التخصص : بالفصل بين وظائف النشاطات المختلفة ليقوم كل شخص بأعمال ذات طبيعة واحدة. 

* تفويض السلطة : بتفويض الرئيس بعض سلطاته لمروؤسيه حتى يجعل وقته اكثر إنتاجيه بالتخلص من الأعمال الروتينية.

* وقد يظهر مخطط التنظيم الاداري المستويات الإدارية التالية: 

- دائرة ويرئسها مدير

- قسم ويرئسه رئيس

- شعبة ويرئسها مسؤول.

الرقابة:

تعني الرقابة التحقق من الوصول إلى الأهداف والتخطيط يساعد على القيام بعملية الرقابة ، لأن المدير لا تمكن أن يتأكد من انجازات المرؤوسين دون أن تكون لديه أهداف مخططة للاسترشاد بها في الحكم على الأداء ، فالرقابة لا يمكن أن تتم دون معايير والمعايير هي التي تحددها الخطط.

خصائص التخطيط :

من أهم خصائص التخطيط نذكر: 

-  يتعلق التخطيط بالمستقبل الذي بطبيعته يتصف بالغموض وعدم التأكد والتغير وبالتالي يمكننا من التعرف على المشاكل المتوقعة حدوثها والعمل اللازم والاستعداد لها قبل وقوعها

-  يبين التخطيط أهداف المؤسسة بوضوح حتى يستطيع كل أفراد الجماعة العمل على تحقيقها ، كما يعمل على التنسيق بين الأنشطة المختلفة

-  يعمل التخطيط على الاستخدام السليم للأنشطة الهادفة والمنتظمة فكل الجهود توجه نحو النتائج المنشودة مع تحقيق التتابع الفعال للجهود المبذولة

-  يخفض التخطيط العمل الغير منتج إلى أدنى حد، فالجهود التي ستبذل تدرس وتختار بكل دقة وعناية بحيث يقتصر الاستخدام على تلك الجهود الضرورية وبالمقادير الصحيحة لتحقيق العمل المحدد.

-  يبين التخطيط مقدما جميع الموارد اللازمة استخدامها كما و نوعا ويعمل على الاستغلال الأمثل لها وبذلك يمكن الاستعداد لكل الظروف والاحتمالات.

-  يجبر التخطيط المسير على تخيل الصورة التشغيلية بوضوح وبالكامل حتى يتمكن من رؤية العلاقة الهامة ومن الحصول على تفهم كامل لكل النشاط ومن الاهتمام بالأساس الذي تقوم عليه التصرفات الإدارية.

-  يتميز التخطيط بالمرونة لأنه يترك دائما المجال مفتوحا أمام الطوارئ غير المتوقعة ويعد العدة للتبديل والتحاور عندما يتطلب الأمر ذلك.